COMO FAZER A COMUNICAÇÃO DO SEU EVENTO

QUAIS SEUS PLANOS DE COMUNICAÇÃO PARA DIVULGAR ESTE GRANDE DIA?

Você já definiu o seu público-alvo do seu evento, escolheu o Recanto Alvorada Eco Resort para realizá-lo. Mas, e o seu plano de comunicação para divulgar este grande dia? Já está preparado? Como você irá fazer a divulgação do seu evento? Fique tranquilo se ainda não tiver nada em mente. Nós mapeamos os principais pontos que precisam fazer parte do seu cronograma de ações para que todos fiquem sabendo do seu evento.

Preparar uma apresentação envolvente é o primeiro passo para criar a sua comunicação. Neste documento, comece reforçando a cultura organizacional da empresa e de que maneira este evento está alinhado aos seus valores. Deixe claro quais são os objetivos dessa estratégia seja promover um treinamento importante, networking com os clientes e fornecedores, fortalecer a marca como destaque em um nicho de mercado competitivo ou promover a integração entre os colaboradores.

Não se esqueça de destacar o destino maravilhoso que os espera. Mostre na apresentação o que é que acontecerá em cada dia do evento e a importância de cada detalhe para atingir os resultados esperados. Estabeleça com antecedência com os participantes, os momentos de aprendizado, palestras e apresentações; o horário disponível para networking na piscina e também o momento em que eles poderão superar seus medos e se jogar em uma atividade radical ou que estimule o trabalho em equipe, em Brotas, a Capital da Aventura.

É importante todo o time que participará deste encontro ter um bom alinhamento. Isso contribui para dar prioridade para os prazos e responsabilidades. Assim, é possível evitar atrasos no cronograma e até mesmo e também baixo engajamento dos participantes. Apresentação feita? Que tal seguir um passo a passo?

1. ENVOLVA A LIDERANÇA

Envolva a liderança e permita que eles sejam os primeiros a comunicarem o seu time sobre a importância deste grande evento. Ter os líderes como participantes ativos e engajados na sua comunicação é importante. Convoque todos os responsáveis pelo time da sua empresa e mostre cada detalhe e a importância de promover um evento de sucesso.

2. MANTENHA O FOCO NA SUA META

Tem um número mínimo ideal de participantes? Relembre a sua meta diariamente e foque nos prazos para atingi-la. Mantenha os seus colaboradores engajados em atividades e feedbacks diário sobre a meta e o quanto falta para alcançar o resultado esperado.

3. CONTE UMA BOA HISTÓRIA

Líderes engajados, colaboradores avisados, chegou a hora de criar os textos que você vai divulgar. Uma boa e envolvente história são o passo certeiro para que as pessoas contribuam para compartilhar a ideia do seu evento. Defina o tom da comunicação e como ela pode ser motivadora e atraente para os participantes do evento.

4. ESTABELEÇA OS MEIOS DE COMUNICAÇÃO E OS FORMATOS

Como você vai informar as pessoas do seu evento? Mapeamos algumas opções que podem fazer parte da sua estratégia e fortalecer a sua marca e evento. Como por exemplo:

● Criação de Landing Pages para a captação de leads;
● Criação de hotsites com as principais informações;
● Comunicação via e-mail;
● Comunicação via jornal mural e outros formatos de comunicação interna;
● Criar uma comunicação nas mídias sociais oficiais da sua empresa;
● Live para tirar as dúvidas dos participantes pré-evento.

Pensar nos formatos também precisa ser uma preocupação do seu plano de divulgação. Você pode:

● Gravar vídeos de depoimento com os participantes dos eventos anteriores;
● Gravar um vídeo convite feito pelo presidente da empresa;
● Publicar um vídeo relembrando como foram os eventos passados;
● Textos para comunicação com todas as informações necessárias como por exemplo o que é necessário levar, o que as pessoas podem esperar, entrevistas com os palestrantes;
● Design atrativo para divulgação dos palestrantes oficiais e atrações de entretenimento;
● Crie sua própria hashtag;
● Design atrativo para a divulgação de uma contagem regressiva;
● E até publicações que os ajude a conhecer mais sobre bleisure e ficar uns dias a mais curtindo o Recanto Alvorada Eco Resort, em Brotas.

Ter os canais bem mapeados vai te ajudar a ter mais assertividade com o seu público para alcançar os resultados que você espera. Não se esqueça de todos os públicos que você precisa atingir. Desde os líderes, aos participantes, clientes, fornecedores, colaboradores e até patrocinadores.

Quando você envolve todo o seu público em uma comunicação alinhada, cria gera valor e cria uma comunidade. Isso irá manter você ainda mais próximo do seu objetivo.

5. CRIE O SEU CRONOGRAMA

Agora, com os formatos e meios de comunicação para a divulgação do seu evento mapeados, é hora de criar o cronograma de divulgação. Estabeleça os melhores dias e melhores horários para criar a sua comunicação.

O que acontece durante e depois do evento também não pode ficar fora da sua estratégia. Levar alguém da equipe de marketing para produzir conteúdos para o seu blog de comunicação interna e engajar os outros colaboradores que não participaram, também é importante para estimular futuras participações. As atividades durante o evento também podem estar relacionadas principalmente aos detalhes de cada programação.

Para o pós-evento é fundamental para o seu plano de comunicação. As pessoas vão querer saber sobre melhores momentos e também de tudo o que aconteceu. Nessa etapa foque em:

– Agradecimentos;
– Fotos e vídeos das atividades, oficinas, palestras e shows de entretenimento;
– Retrospectiva.

A pergunta que não quer calar é: quando começar a sua comunicação do evento? O quanto antes melhor. Inclua o plano de comunicação desde o início da sua estratégia. Mesmo que ainda falte 6 meses para esse grande encontro, criar uma comunicação sobre esta data antes do anúncio oficial mantém a expectativa das pessoas super altas.

Ainda não encontrou o local ideal para realizar o seu evento? Você está no lugar certo. O Recanto Alvorada Eco Resort oferece salas para reuniões, auditórios e toda a estrutura que o seu evento precisa para se tornar inesquecível e se destacar diante deste mercado tão competitivo. Continue acompanhando as nossas dicas para não perder nenhuma oportunidade para a organização do seu grande dia, seja ele um workshop, palestra, simpósio, congresso ou apenas uma pequena reunião de alinhamento.