CHECK LIST PARA REALIZAR UM EVENTO CORPORATIVO PARA SUA EMPRESA

Check list de forma resumida é a lista de atividades passo a passo na organização de um bom evento corporativo, bem como a data de execução dessas atividades. Essa lista pode ficar a cargo de uma única pessoa responsável ou ser compartilhada com uma equipe. Independente de que a executa o check list é item obrigatório na organização de um evento. O que não pode ficar de fora de um check list? Confira:

DATA

Item principal do check list, mas não muito fácil de ser executada. Definir a data não se resume a escolher um dia. É preciso que a agenda de todos fornecedores, participantes e do local estejam disponíveis para a ocasião. Bem, pode ser uma tarefa difícil quando inclui muitas pessoas envolvidas.

PÚBLICO

Quem será convidado? A lista de convidados é um processo que exige calma e atenção. Além de se preocupar com a disponibilidade do convidado, avalie as dificuldades que podem atrapalhar ou impedir a presença dos convidados. A distância até o local do evento ou feriados são alguns exemplos.

LOCAL

O local que sediará seu evento é muito importante. Tente explorar todas as oportunidades que o local pode oferecer ao seu evento. Se escolher num hotel, por exemplo, você pode organizar um pequeno coquetel no encerramento do evento na área do bar ou na beira da piscina. Inclusive é possível convidar até mesmo os familiares dos participantes. Uma indicação inteligente que recomendamos é o Hotel Recanto Alvorada Eco Resort em Brotas/ SP. O hotel tem toda a infraestrutura ideal para qualquer tipo de evento, e ainda a experiência de anos neste tipo de ação. Além disso, você poderá incluir uma programação diversificada aos convidados, aproveitando a rica natureza que Brotas oferece. Realizar um evento no interior tem suas vantagens.

Fuja do óbvio escolhendo centro de convenções, salas ou auditórios, pense em locais com ambientes tranquilos e inovador.

PROGRAMAÇÃO / CONTEÚDO

Defina o quanto antes a programação, a ordem dos acontecimentos neste evento. Liste inclusive o horário, mesmo que sofra alterações conforme a organização e confirmação de palestrantes. O conteúdo exige atenção. Será necessário montar slides? Vídeos de apresentação?

DIVULGAÇÃO

Divulgar o evento em mídias de comunicação é uma estratégia vital de para a empresa. Aproveite esta oportunidade para ressaltar a marca. Vai precisar do contato e planejamento com assessoria de imprensa; confeccionar releases pré, durante e pós evento e planejar o marketing digital e presencial.

DECORAÇÃO E SINALIZAÇÃO

Pense nos detalhes visuais. Para um jantar, talvez precise providenciar arranjos florais. Para um evento ao ar livre, talvez seja conveniente espalhar faixas, banners que valorizam a empresa organizadora do evento.

MATERIAL DE APOIO

Conte com a confecção e solicitação de orçamentos para crachás; canetas e pastas personalizadas; brindes e até premiações. Estes materiais são vitais para agregar valor ao evento, mas geralmente demandam muito tempo para confeccionar. Quanto antes solicitar, mais chances de conseguir melhores preços.

EQUIPAMENTOS DE SOM E ILUMINAÇÃO

Além de locar os equipamentos de som e iluminação, tenha sempre um contato extra para urgências durante o evento.

Pensar no som, inclui definir as playlists que serão usadas durante o evento.

EQUIPE DE APOIO

Equipe de apoio são todos que estarão a disposição no dia do evento prestando serviços como: limpeza, recepção, segurança, filmagem, fotografia e buffet. Selecione cuidadosamente os profissionais e tenha o contato deles prontamente em sua agenda.

BUFFET

O que será serviço durante o evento? Qual a quantidade de alimentos e bebidas? De acordo com seu orçamento disponível defina um cardápio mais variado possível para agradar os diversos paladares.

Caso terceirize este serviço, certifique-se que disponham dos equipamentos necessários e prestem atenção a refrigeração dos alimentos, principalmente bebida.

PÓS EVENTO

Não deixe de fora do seu check list às atividades pós-evento: Agradecimento aos participantes; Pesquisa de satisfação; Disparo de fotos e vídeos do evento; Envio de e-mail agradecendo a presença dos participantes; Elaboração de relatório; Divulgação interna para membros da empresa e externa, ou seja, imprensa.

Os Eventos corporativos geram grandes oportunidades para estreitar o relacionamento com colaboradores, clientes, acionistas, fornecedores, parceiros e até imprensa. O encontro físico provoca sentimentos que o uso de tecnologia não permite, por isso, os eventos conquistam objetivos que vão além de informar ou treinar. Comprovadamente os eventos colaboram para o aumento da produtividade, interação e motivação dos participantes. Então, apesar do intenso trabalho e dedicação vale a pena investir nesta ação.

TEMOS O QUE VOCÊ PRECISA

Não precisa pensar em todo este check list sozinho, pode contar com a equipe do Recanto Alvorada Eco Resort. Além de uma infraestrutura completa para atividades internas e externas o Recanto Alvorada já atendeu grandes empresas como Nestle, HSBC, Electrolux, Grupo Pão de Açúcar, Ambev e outras.

Reconhecido como o melhor Hotel de toda a região de Brotas, pelo Guia Brasil 4 rodas, o Recanto oferece a comodidade de um hotel e o entretenimento de um resort tudo isso integrado ao que a natureza tem de melhor nesse município que já é reconhecido como principal ponto turístico do estado.

A ampla experiência no ramo de eventos corporativos os conduziram a uma estrutura impecável oferecendo: Salão de Convenções com palco; Estrutura para shows e eventos diferenciados; Sala de eventos climatizada para até 120 pessoas com sistemas de áudio e vídeo completos e mais 4 salas com diferentes possibilidades de configuração para até 600 pessoas. Todos colaboradores do Recanto Alvorada estão preparados para acolher turistas de diferentes perfis.

Quanto a gastronomia da casa, você definitivamente não precisa se preocupar. Uma incrível variedade de cardápios para coffe-breaks, welcome coffe, coquetéis e luau.

O acesso ao Hotel é fácil e rápido. A rodovia SP-197 estrada Brotas – Torrinha é uma ótima estrada, devidamente pavimentada e levam até a porta o Recanto Alvorada. Ao chegar, se sentirá em casa pois o hotel é munido de amplo estacionamento preparado e seguro para carros e ônibus e outros veículos de grande porte.

Entre em contato para saber mais, pois a equipe do Recanto Alvorada terá prazer em auxiliá-lo na formatação do seu evento. Você vai perceber muita flexibilidade em horários, data e serviços.